Sie haben ein halbes Jahr geplant. Location, Catering, Bühne, Gästeliste. Am Abend ist der Saal voll, die Stimmung gut, die Keynote sitzt. Und am nächsten Morgen? Bleiben ein paar Handyfotos im Firmenchat und das Gefühl, dass es ein guter Abend war.
Genau hier setzt ein Eventfilm an. Er macht aus einem einzigen Abend Material, das monatelang arbeitet: auf der Website, in Social Media, im Intranet und in der Einladung zum nächsten Event. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was ein guter Eventfilm leisten muss, wie der Ablauf aussieht und womit Sie bei den Kosten rechnen sollten.
Was ein Eventfilm leisten muss
Ein Eventfilm ist kein Mitschnitt. Wer zwei Stunden Programm in eine Totale packt, bekommt ein Archivvideo, das niemand ansieht. Ein guter Eventfilm erzählt, warum das Event stattgefunden hat und wie es sich angefühlt hat.
- Stimmung: Gesichter, Reaktionen, Applaus, Gespräche am Rand. Das Gefühl, dabei gewesen zu sein.
- Botschaft: Der eine Satz aus der Keynote, das Produkt auf der Bühne, die Auszeichnung. Kurz, aber erkennbar.
- Menschen: Gäste und Mitarbeitende, die in eigenen Worten sagen, was sie mitnehmen. Das wirkt stärker als jeder Sprechertext.
Aftermovie, Interviewformat oder Eventdokumentation?
Je nach Ziel entstehen ganz unterschiedliche Formate. Das Aftermovie ist kurz, schnell geschnitten und mit Musik unterlegt, ideal für Social Media und als Teaser für das nächste Jahr. Das Interviewformat sammelt Stimmen und eignet sich für Employer Branding und interne Kommunikation. Die Eventdokumentation hält Vorträge und Panels vollständig fest, etwa für Teilnehmende, die nicht dabei sein konnten.
Für den Wiener Gesundheitsverbund haben wir bei einem internen Event ein Interviewset mit eigenem Licht aufgebaut. Eine Moderatorin holte die Gäste ab, wenige Minuten später saßen sie vor der Kamera. Aus den Gesprächen mit 20 Mitarbeitenden entstand ein Film von gut drei Minuten über Motivation, Team und Führung.
Der Ablauf: Vor, während und nach dem Event
Vor dem Event klären wir Ziel, Zielgruppe und Ausspielung. Wo läuft der Film später? Auf LinkedIn, auf der Website, im Intranet? Daraus ergeben sich Länge, Bildformat und ob wir zusätzlich Hochformat-Clips schneiden. Wir sprechen den Ablaufplan durch und legen fest, welche Programmpunkte unbedingt ins Bild müssen.
Am Eventtag arbeitet das Team diskret. Je nach Größe des Events sind wir mit zwei oder drei Personen unterwegs oder mit deutlich mehr, wenn mehrere Bühnen und ein Interviewset parallel laufen. Gäste sollen das Event erleben, nicht die Kamera.
Nach dem Event folgt der Schnitt. Rohschnitt und Feinschnitt geben Sie bequem online frei. Wenn ein Social-Media-Clip noch am selben Abend oder am nächsten Morgen online gehen soll, planen wir das von Anfang an mit ein.
Was kostet ein Eventfilm?
Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wie viele Drehorte, Kameras und Formate Sie brauchen. Zur Orientierung: Ein Eventfilm beginnt bei uns bei 5.000 €. Darin enthalten sind Konzept, Dreh mit eigener Technik, Schnitt, Musik und Farbkorrektur. Mehr kostet es, wenn zusätzliche Kameras, ein Interviewset, mehrere Schnittfassungen oder ein Same-Day-Edit gebraucht werden.
Warum es sich trotzdem rechnet, erkläre ich ausführlich im Artikel Cost per Use verstehen: Ein Drehtag liefert im Idealfall ein Hauptvideo, mehrere Social-Media-Clips, Zitate für die Karriereseite und Bilder für die nächste Einladung.
Drei Fehler, die Eventfilme teuer machen
- Kein Ziel: „Filmt einfach mal alles“ führt zu Stunden an Material und einem Film ohne Aussage.
- Zu spät gebucht: Wer erst eine Woche vorher anfragt, bekommt selten das Team, das er möchte, und keine Zeit für Vorbereitung.
- Ton vergessen: Gute Bilder mit schlechtem Ton sind unbrauchbar. Interviews und Reden brauchen eigene Mikrofone.
Interviews am Eventtag: So gelingen sie
Die stärksten Momente eines Eventfilms sind oft nicht auf der Bühne, sondern daneben: ein Gast, der spontan erzählt, warum er gekommen ist, eine Mitarbeiterin, die sagt, was ihr das Team bedeutet. Damit solche Sätze entstehen, braucht es eine ruhige Ecke, gutes Licht und eine Person, die die Gäste abholt.
- Ein eigenes Set: ein Hintergrund, der zur Marke passt, eigenes Licht und Funkmikrofone. Zwei Meter abseits vom Trubel reichen oft.
- Wenige, offene Fragen: „Was nehmen Sie heute mit?“ funktioniert besser als „Wie gefällt Ihnen das Event?“.
- Zeitfenster einplanen: In den Pausen und nach dem offiziellen Teil sind Gäste am entspanntesten.
Einverständnis und Datenschutz
Wer filmt, muss Gäste informieren. Ein Hinweis in der Einladung und am Eingang gehört dazu, bei Interviews holen wir zusätzlich die Zustimmung der Personen vor der Kamera ein. Was dabei rechtlich zu beachten ist, habe ich im Artikel Rechtssicher im Videomarketing zusammengefasst. Das gilt auch für die Musik: Ein Aftermovie mit einem Charthit darf auf keiner Firmenseite laufen, wenn die Rechte fehlen.
Wer braucht welche Fassung?
Planen Sie die Fassungen vom Ende her. Die Geschäftsführung möchte einen Rückblick für die Website, das Marketing braucht kurze Clips im Hochformat, HR braucht Interviewzitate für die Karriereseite. Wenn das vor dem Dreh klar ist, filmen wir gezielt für jede Fassung, statt später aus dem Material zu retten, was geht.
Fazit: Ein Abend, viele Monate Wirkung
Ein Eventfilm verlängert die Wirkung Ihres Events weit über den Abend hinaus. Entscheidend ist, dass er für einen klaren Zweck gedreht wird und nicht als Pflichtprogramm.
Sie planen ein Event? Auf unserer Seite Eventfilm & Messefilm finden Sie Referenzen und Ablauf. Erzählen Sie uns, was Ihr Film erreichen soll: Binnen 24 Stunden melden wir uns, danach bekommen Sie ein kostenloses Rohkonzept mit Fixpreis.
